I migliori servizi VoIP nel 2024

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• Nextiva: il più facile da usare
• 8×8: ideale per le aziende con budget limitato
• Vonage: il migliore per la personalizzazione
• DialPad: il migliore per l’AI
• MagicJack: il migliore per le chiamate internazionali

Il VoIP è un sistema di telecomunicazioni che utilizza un computer, uno smartphone, telefoni VoIP o browser abilitati a WebRTC per effettuare chiamate telefoniche e trasferire dati da una postazione all’altra. Ciò avviene tramite una connessione a internet. Il VoIP si differenzia da un telefono tradizionale, o telefono fisso, per il modo in cui invia informazioni e dati.

Una linea fissa utilizza fili di rame per trasmettere segnali analogici. Il VoIP, invece, utilizza una connessione internet a banda larga per trasmettere i dati, che vengono trasformati dai dati analogici originali, trasmessi come dati digitali e poi ritrasformati in un segnale analogico in modo che si possa comprendere ciò che viene detto.

I sistemi VoIP sono spesso soluzioni complete per l’ufficio che offrono funzioni di posta vocale, registrazione delle chiamate, ID chiamante personalizzato e messaggi vocali in formato testo. Molte aziende utilizzano la tecnologia VoIP per creare un sistema di comunicazione unificato per gli uffici che facilita la comunicazione dei team tra di loro e con i clienti.

Ci sono moltissimi provider di VoIP sul mercato, anche gratuiti. L’ampia scelta può rendere difficile trovare il miglior servizio VoIP per le proprie esigenze, ma ci sono alcuni elementi chiave da ricercare. Ecco quali sono.

Costo

I costi del VoIP possono variare in base a diversi fattori, come il tipo di servizio, il numero di utenti e le funzionalità incluse. Alcuni fornitori offrono tariffe forfettarie, mentre altri prevedono costi che variano in base all’utilizzo o al numero di linee telefoniche interessate.

Per risparmiare puoi:

• Concordare i prezzi con il provider
• Scegliere un servizio VoIP che offra tariffe fisse
• Cercare fornitori che offrano chiamate internazionali gratuite o a basso costo
• Evitare funzioni e servizi non necessari

Qualità delle chiamate e tempi di attività

Diversi fattori possono influire sulla qualità delle chiamate e sui tempi di attività quando si utilizzano i servizi VoIP. Tra questi vi sono:

• la congestione della rete, ossia una connessione internet lenta e inaffidabile che può far cadere la linea o disturbarla;
• la qualità del servizio (QoS), che può contribuire a garantire che le chiamate VoIP abbiano la priorità rispetto ad altri tipi di traffico;
• i codec, utilizzati per comprimere e decomprimere i dati audio;
• l’hardware. Anche la qualità dell’apparecchiatura, come il microfono e gli altoparlanti, può incidere sulla qualità della chiamata tramite VoIP;
• la rete del fornitore di servizi.

Le funzionalità dei principali servizi VoIP

Vediamo ora quali sono le principali caratteristiche del telefono VoIP da considerare nella scelta del provider.

Assistenza clienti. Mentre la maggior parte dei provider VoIP offre assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, alcuni la offrono solo nei giorni infrasettimanali, negli orari lavorativi standard. Altri fanno pagare un extra per l’assistenza telefonica.

Numeri verdi. Non tutte le aziende hanno bisogno di questa funzione, ma se per te è importante, assicurati che sia offerta dai provider che stai prendendo in considerazione.

Assistente automatico. Elimina la necessità di un centralinista utilizzando un sistema automatico per trasferire le chiamate alla persona giusta. Un sistema di risposta vocale interattiva (IVR) può far parte di questa soluzione.

ID chiamante. Stabilisce il tono di una chiamata informando chi c’è all’altro capo del filo. È fondamentale nei settori delle vendite e dei servizi.

Chiamate in attesa. Consente di mettere in attesa un chiamante in modo da poter completare un’altra conversazione o un’altra attività prima di rispondere alle sue richieste.

Chiamate in coda. Mette automaticamente in attesa i chiamanti e li mette in coda in base all’ordine in cui hanno chiamato. Si tratta anche della distribuzione automatica delle chiamate o ACD.

Musica in attesa. Contribuisce a mantenere i chiamanti in attesa per periodi di tempo più lunghi rispetto ad attese in silenzio.

Ringback personalizzato. Simile alla musica di attesa, è ciò che i chiamanti in entrata sentono mentre aspettano di parlare con qualcuno. Di solito si tratta di un messaggio o di un jingle.

Hot desking. Consente a più interni di accedere ai telefoni.

Call flipping. Chiamata anche call pulling, questa funzionalità consente di trasferire le chiamate a specifici dispositivi mentre sono in corso.

Strumenti di teleconferenza. Per effettuare conferenze audio o video con i dipendenti o con un altro gruppo da te creato.

Monitoraggio delle chiamate: Permette ai manager di ascoltare le chiamate a scopo di formazione. Di solito, all’inizio della chiamata c’è un messaggio che dice che “la chiamata è registrata per garantire la qualità”.

Call whispering. Questa funzionalità consente ai direttori di ascoltare le domande dei clienti e fornire una soluzione rapida all’agente per risolvere immediatamente il problema in questione. Quando si utilizza la funzione “sussurro”, l’agente può ascoltare sia la voce del direttore che quella del cliente, mentre il cliente sente solo la voce del suo interlocutore.

Intervento di chiamata. Anche chiamato call barging, consente ai manager di subentrare in una chiamata se l’agente al telefono non è in grado di gestire adeguatamente le esigenze del cliente.

Trascrizioni. Sono utili registrazioni scritte delle chiamate che possono essere utilizzate per la formazione o come prova delle conversazioni.

Registrazione delle chiamate. Offre ai manager l’opportunità di risentire ciò che hanno detto, ma anche il tono e l’inflessione usati.

Chiamate rapide. Una funzionalità che permette di risparmiare tempo chiamando con uno o due clic i numeri chiamati più spesso.

Inoltro delle telefonate. Funzione per inoltrare le chiamate su un altro telefono in modo che puoi essere raggiungibile da qualsiasi luogo fuori dall’ufficio.

Fax digitale. Anche se oggi il fax è un apparecchio sempre meno utilizzato in azienda, questa funzione è comoda perché elimina del tutto il bisogno del fax, ormai obsoleto, e lo abilita dal computer.

Integrazioni con altri software, come le piattaforme di CRM.

Analisi delle chiamate, per fornire ai manager dati chiave.

Chat in tempo reale. Uno strumento che sempre più clienti preferiscono rispetto a lasciare un messaggio e attendere di essere ricontattati.

Il VoIP è un sistema affidabile perché utilizza i più efficienti cavi in fibra ottica e a banda larga che trasportano i dati Internet. I cavi di rame per le linee fisse tendono a essere meno efficienti dei cavi in fibra ottica, causando un maggior numero di interruzioni di chiamata o di disturbi sulla linea. Inoltre i sistemi VoIP sono ancora generalmente più economici rispetto ai telefoni di rete fissa per lo stesso quantitativo di numeri telefonici.

I vantaggi del VoIP sono molti, ma ci sono anche alcuni inconvenienti che è bene considerare prima di passare a questo sistema. Uno dei principali svantaggi è che il sistema telefonico, e quindi la qualità delle chiamate, dipende completamente dalla qualità della connessione Internet: migliore è la connessione, migliori sono le chiamate. Tuttavia, se la connessione Internet si interrompe per un qualsiasi motivo e in qualsiasi momento, si interrompono anche le linee telefoniche. Anche le connessioni Internet a bassa velocità possono causare problemi di chiamata con cadute di linea o interferenze.

Un altro problema del VoIP è che la connessione non è sempre sicura. Ciò significa che le chiamate possono essere intercettate facilmente e ascoltate da altre persone. È importante verificare con la società a cui ci si rivolge per i servizi VoIP se utilizza una crittografia di alto livello per proteggere l’utente e i dati aziendali.

Per funzionare, il VoIP ha bisogno di una connessione a Internet. È necessario un certo hardware per trasferire i dati. L’hardware comprende un personal computer e un modem via cavo. Se si chiama da un telefono, è necessario un adattatore telefonico o utilizzare un telefono predisposto per il VoIP. L’adattatore converte i segnali analogici in segnali digitali che possono essere trasmessi via Internet. Durante la chiamata, i dati vengono ritrasferiti in un segnale analogico in modo che l’interlocutore possa capire cosa viene detto.

Se si utilizza il VoIP da un telefono cellulare, è possibile collegarsi a Internet in modalità wireless per trasmettere i dati. I dati vengono memorizzati nel cloud e vi si accede tramite una dashboard sul computer o sul dispositivo mobile.

I servizi VoIP non sono tutti uguali. Esistono diverse tipologie in cui si possono distinguere questi sistemi. Ecco quali sono.

VoIP in hosting

Un servizio VoIP in hosting è diverso da una soluzione VoIP on-premises (installata). Quando si tratta di soluzioni presso la sede, tutto, dall’apparecchiatura alla connessione, viene installato e mantenuto dall’azienda che sviluppa il sistema. Quando è in hosting, il sistema VoIP è gestito dal fornitore del sistema. L’azienda che distribuisce il sistema telefonico deve solo fornire i telefoni e la connessione a Internet. Il provider si assume tutti gli altri costi dell’hardware.

VoIP basato sul cloud

I sistemi telefonici VoIP basati sul cloud utilizzano Internet per effettuare le chiamate e ospitano tutto sulla rete di server del provider. Quando un’azienda sceglie questo tipo di sistema telefonico, non deve gestire l’hardware, ma semplicemente collegare i telefoni e chiamare.

UCaaS

La comunicazione unificata come servizio (UCaaS) è una tecnologia di comunicazione basata sul cloud che si avvale di sei funzioni di comunicazione chiave:

1. 1. Portata telefonica
2. 2. Conferenze audio, video e web
3. 3. Messaggistica unificata
4. 4. Messaggistica istantanea
5. 5. Mobilità
6. 6. Processi aziendali abilitati dalle comunicazioni

I migliori fornitori di UCaaS aiutano le aziende a migliorare i processi e a semplificare le operazioni quotidiane.

CPaaS

La piattaforma di comunicazione come servizio (CPaaS) offre servizi di comunicazione personalizzati basati su cloud per i sistemi di comunicazione unificata. Essendo personalizzabile, è completamente adattabile a qualsiasi azienda e alle sue esigenze. Tutto è integrato per funzionare in tempo reale sulla piattaforma e non è richiesto l’accesso a sistemi esterni.

La tecnologia VoIP trova applicazione in molti settori e può essere vantaggiosa per diversi scenari aziendali. Vediamo alcuni dei casi d’uso più comuni.

Lavoro da remoto. La tecnologia VoIP consente ai lavoratori a distanza di effettuare e ricevere chiamate come se fossero in ufficio, aumentando la produttività e la collaborazione. Questo è particolarmente utile per le aziende con dipendenti che lavorano da località diverse o che lavorano da remoto.

Centri di assistenza clienti. La tecnologia VoIP può essere utilizzata per creare call center virtuali, consentendo ai rappresentanti del servizio clienti di lavorare da qualsiasi luogo con una connessione a Internet. Ciò può contribuire a ridurre i costi e a migliorare la qualità del servizio. Un settore che può beneficiare particolarmente di questo servizio è quello della vendita al dettaglio e dell’e-commerce.

Sanità. La tecnologia VoIP può essere utilizzata per collegare medici e infermieri con i pazienti, consentendo consultazioni a distanza e riducendo la necessità di visite di persona.

Istruzione. La tecnologia VoIP può essere utilizzata per creare aule virtuali, consentendo agli studenti di frequentare le lezioni a distanza. Questo può essere particolarmente utile per gli studenti che si trovano in aree remote o con problemi di mobilità.

La tecnologia VoIP può essere utilizzata anche per altri settori come l’edilizia, la finanza, le organizzazioni non profit, le agenzie governative e molti altri. Con l’evoluzione e il miglioramento della tecnologia, le possibilità di utilizzo del VoIP continueranno ad ampliarsi.

Per individuare i migliori servizi VoIP, Forbes Advisor ha indagato sul settore e ha selezionato 12 fornitori da analizzare in modo approfondito. Abbiamo quindi classificato questi fornitori in base a diversi fattori, come i prezzi, le funzionalità, la facilità d’uso e l’assistenza clienti. I criteri più rigidi, come il prezzo e le funzionalità, sono stati considerati più importanti dei dati più soggettivi, come le recensioni.

Prezzi e rapporto qualità/prezzo

I servizi VoIP di solito prevedono un canone mensile per utente. Tuttavia, alcuni fornitori possono applicare una tariffa fissa per utenti o minuti illimitati. Alcuni addebitano costi aggiuntivi per funzioni quali la registrazione o la trascrizione delle chiamate, mentre altri le includono gratuitamente. Abbiamo assegnato ai prezzi e al rapporto qualità prezzo un peso del 20% sul punteggio totale.

Funzioni avanzate

Come abbiamo già detto, i servizi VoIP sono dotati di una serie di funzioni. Le più semplici includono chiamate illimitate e voice mail, mentre quelle più avanzate comprendono la visual voice mail, il trasferimento di chiamata, i numeri verdi e le integrazioni del CRM. Prima di prendere una decisione, è bene considerare quali sono le funzionalità più importanti per la propria azienda. Abbiamo assegnato un punteggio più alto ai fornitori che offrivano una maggiore copertura e tariffe migliori per le chiamate internazionali. Questo aspetto è particolarmente importante per le aziende globali. Le funzionalità avanzate rappresentano il 30% del punteggio totale.

Punteggio degli esperti

Il nostro team ha anche fornito indicazioni per aiutare a classificare i servizi che abbiamo recensito. Abbiamo considerato la popolarità del provider tra gli utenti, tenendo conto del numero di clienti e delle recensioni positive. I fornitori con una percentuale maggiore di clienti soddisfatti e di recensioni positive hanno ottenuto un punteggio più alto. Complessivamente, questi aspetti rappresentano il 20% del punteggio totale.

Scalabilità

Abbiamo considerato la scalabilità dei servizi VoIP, assegnando un punteggio più alto ai fornitori che offrivano flessibilità in termini di numero di utenti e di minuti. Anche i fornitori che offrivano piani flessibili e opzioni di aggiornamento semplici hanno ricevuto un punteggio più alto.

Integrazioni

I servizi VoIP che si integrano con altri software e sistemi, come CRM, project management e altri strumenti aziendali, consentono di ampliare le capacità di comunicazione. I fornitori che offrono opzioni di integrazione perfetta con altri software hanno ottenuto punteggi più alti.

Sicurezza

Abbiamo considerato le misure di sicurezza adottate dai provider VoIP, come la crittografia e i metodi di autenticazione, per garantire la riservatezza delle comunicazioni e la protezione dalle minacce informatiche. I fornitori che offrono misure di sicurezza avanzate hanno ottenuto punteggi più alti.