Die beste Projektmanagement-Software 2023

Unabhängig von der Budgetbeschränkung bietet Monday.com für jeden etwas. Selbst wenn Du mit einem Zweierteam ohne Budget arbeitest, kann Monday.com Dir helfen, Dein Projekt pünktlich und mit begrenztem Risiko zu erledigen. Wenn Du ein kleines Zwei-Personen-Team bist, kannst Du Monday.com kostenlos nutzen. Wenn Du zu einem wachsenden Team gehörst, kannst Du fortschrittliche Projektverfolgungsfunktionen, Automatisierungen und Integrationen für nur 8 bis 16 Euro pro Teammitglied und Monat nutzen (jährliche Zahlweise).

Für kleine Teams mit geringen Einnahmen bietet die kostenlose Version die Möglichkeit, Projekte mit anpassbaren Boards zu verwalten, damit Dein Team nach seinen eigenen Regeln arbeitet. Du kannst benutzerdefinierte Boards mit über 200 Vorlagen und unbegrenzten Dokumenten erstellen. Mit den iOS- und Android-Apps von Monday.com können Deine Teammitglieder sogar von unterwegs arbeiten. Wenn Du bereit bist, Dich komplexeren Projekten mit großen Teams zu widmen, wachsen die Pläne von Monday.com mit Deinen Anforderungen.

Automatisierungen helfen Deinem Team, mit geringem Aufwand auf Kurs zu bleiben. Mit wenigen Klicks kannst Du eine Benachrichtigung einrichten, die Dich darauf hinweist, wenn eine Aufgabe das Budget überschreitet oder ein Teammitglied in Verzug geraten ist. Außerdem zeigen Dir Gantt-Diagramme, wie Dein Projekt voranschreitet und was als Nächstes geschehen muss. Zoom, Slack, synchronisierte Kalender, Salesforce, Google Docs und andere Integrationen ermöglichen eine nahtlose und intuitive Teamzusammenarbeit in Deinem Unternehmen.

Wer sollte den Anbieter nutzen?

Startup-Unternehmen mit kleinem Budget sollten Monday.com in Betracht ziehen. Es gibt neben der kostenlosen Version selbst auch kostenlose Testversionen von kostenpflichtigen Tarifen, sodass die Nutzer fortgeschrittenere Stufen ausprobieren können.

Weitere Informationen findest Du in unserem Monday.com Testbericht.

Airtable eignet sich am besten für Unternehmen, die Projekte mit Microsoft Excel oder Google Sheets verwalten, aber sich mehr Funktionen wünschen. Airtable ist eine erweiterte Tabellenkalkulation, die die Integration und Verwaltung von traditionellen und umfangreichen Datenpunkten (wie Fotos, Videos und anderen Dateien) ermöglicht. Die Software ist vor allem für ihre kalkulationstabellenähnliche Oberfläche bekannt, ermöglicht aber auch andere Projektansichten wie Kanban-Boards und Galerie-, Gitter-, Kalender- und Gantt-/Zeitleistenansichten.

Dank der Integrationsmöglichkeiten ist diese Software für jedes datenorientierte Unternehmen geeignet. Du kannst zum Beispiel Daten aus Dropbox oder Salesforce importieren. Oder Du erstellst einfach ein Formular, das Du über einen teilbaren Link verschicken kannst, um Daten von Projektteilnehmern, Zielnutzern oder Projektbegünstigten zu sammeln. Nutze Vorlagen und Drag-and-Drop-Funktionen, um Daten aus verschiedenen Blickwinkeln zu analysieren und den Ressourcenbedarf für den Projektabschluss zu prognostizieren.

Andere vorgefertigte Erweiterungen oder Skripte ermöglichen es Dir, Dein Projekt zu visualisieren, während es fortschreitet, um es noch intuitiver zu gestalten. Auf dem Airtable Marketplace kannst Du ein virtuelles Whiteboard für das Brainstorming von Ideen oder ein 3D-Modell Deines Projekts erstellen. Du kannst sogar Pivot-Tabellen, Flussdiagramme und andere visuelle Daten- und Projektreporting-Tools verwenden, um den Projektverlauf und die Erfolge zu präsentieren.

Wer sollte es nutzen?

Airtable ist dafür bekannt, dass es Unternehmen hilft, (umfangreiche) Daten einfach zu importieren, zu verfolgen und zu visualisieren. Damit ist Airtable ideal für Unternehmen, deren Projekte auf traditionellen, mit Tabellenkalkulationen kompatiblen Daten beruhen.

Clickup ist am besten für Teams geeignet, die bei der Produktentwicklung auf Scrum setzen. Es bietet alle Funktionen, die Du von einer guten Projektmanagement-Software erwartest. Clickup geht aber mit Vorlagen und Funktionen, die einen agilen Softwareentwicklungsprozess ermöglichen, noch weiter. Die Tarife mit diesen Funktionen sind für Startup-Teams kostenlos und erhöhen sich für mehrere Teams auf 19 US-Dollar pro Mitglied und Monat (bei jährlicher Abrechnung).

Das Funktionsangebot von Clickup ist solide. Es bietet Tools für die Zusammenarbeit (zum Beispiel Bearbeitung in Echtzeit, Erwähnungen, Kalendersynchronisation, Erstellung von Rollen und Berechtigungen), voreingestellte und benutzerdefinierte Automatisierungen, Berichts-Dashboards, Tools zur Projektverfolgung (zum Beispiel Checklisten, Zeitleisten, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Abhängigkeiten) und über 1.000 Integrationen. Nutze Vorlagen oder passe Dashboards an, damit Dein Team nach seinen eigenen Vorstellungen arbeiten kann.

Die Agile Scrum-Funktionen von Clickup machen diese Projektmanagement-Software zu etwas Besonderem. Scrum ist bei Softwareentwicklern beliebt, wird aber auch von Vertriebs- und Marketingteams eingesetzt. Es ermöglicht den Teams, Produkte zu entwickeln, indem sie nach jeder Iteration oder jedem Sprint das Feedback der Kunden einholen und einbeziehen. Clickup erleichtert diesen Prozess mit Funktionen wie Aufgabenfortschrittsanzeigen, Aufgaben, Checklisten, Automatisierungswerkzeugen und kollaborativen Werkzeugen zur Erfassung von Feedback.

Wer sollte den Anbieter nutzen?

Mit seinen robusten Funktionen ist Clickup für jedes Team geeignet, das nach fortschrittlichen Projektmanagement-Funktionen sucht. Am besten eignet es sich jedoch für Unternehmen mit agiler Produktentwicklung nach Scrum sowie Marketing- oder Vertriebsteams.

Notion bietet eine einzige Schnittstelle, über die Du alle Deine Projekte zur Inhaltserstellung von Anfang bis Ende abwickeln kannst. Du kannst nicht nur Deine Inhalte auf der Plattform entwerfen, sondern auch Checklisten erstellen, Deine Dokumente oder Rich Content speichern und Deine Inhalte von einer Plattform aus teilen. Mit dem kostenlosen Personal Plan und den kostenpflichtigen Plänen für kleine Unternehmen, die bei jährlicher Abrechnung auf nur 15 US-Dollar pro Monat und Nutzer steigen, können sich sogar Freiberufler diesen Luxus leisten.

Im Prinzip ist diese Software ein Schreibwerkzeug, wenn auch ein ausgeklügeltes. Du kannst Inhalte erstellen, gestalten und veröffentlichen – alles auf einer Plattform. Du kannst sogar umfangreiche Inhalte wie Bilder, Videos und Audiodateien zu Deinen Kreationen hinzufügen. Freiberufler, die Inhalte für Kunden produzieren, können Gäste (Kunden) einladen, die Beiträge kostenlos anzusehen, zu kommentieren oder zu bearbeiten. Checklisten-, Kanban-, Galerie- und Zeitleistenansichten ermöglichen es Dir, den Erstellungsprozess wie ein Profi zu verwalten.

Um Deine Dienstleistungen noch besser zu machen, kannst Du als Freiberufler sogar eine Wissensdatenbank über Deine Leistungen erstellen, die Du mit potenziellen Kunden teilen kannst. Du kannst zum Beispiel Pakete oder Preisstaffeln, Deinen Lebenslauf und ein Portfolio erstellen, das Du auf Deiner Website für potenzielle Kunden bereitstellst. Oder Du kannst eine interne Wissensdatenbank mit unbegrenzten Dateien erstellen, damit Du auf Kundenanfragen immer Muster zur Verfügung hast.

Wer sollte es nutzen?

Notion eignet sich am besten für Freiberufler und kleine Unternehmen.

Confluence von Atlassian ist besonders hilfreich für die Zusammenarbeit von virtuellen Teams. Egal, ob Du Dein gesamtes Unternehmen oder nur ein kleines Team für ein gemeinsames Ziel oder eine gemeinsame Aufgabe zusammenbringen willst, Confluence gibt Dir alle Werkzeuge dafür an die Hand.

Confluence ist zwar kostenlos, aber die kostenpflichtigen Versionen schalten Teamfunktionen frei, die das virtuelle Projektmanagement vereinfachen. Während der kostenlose Plan beispielsweise nur 2 GB Speicherplatz für Dokumente bietet, sind in den kostenpflichtigen Plänen mindestens 250 GB Speicherplatz enthalten. Die kostenpflichtigen Pläne bieten außerdem Einblicke und Analysen, damit Du weißt, welche Inhalte für Dein Team oder Dein Unternehmen hilfreich sind und welche nicht.

Für das Projektmanagement kannst Du Team- oder Unternehmensbereiche einrichten. Gemeinsam könnt ihr Dokumente erstellen und veröffentlichen, die zum Erfolg des Projekts oder Unternehmens beitragen, zum Beispiel Teamnotizen, Sitzungsprotokolle oder Unternehmensrichtlinien. Nutze Integrationen, um Kanban- oder Gantt-Diagramme hinzuzufügen, die Dein Team auf Kurs halten. Weise den Teammitgliedern Aufgaben zu, damit jeder seine Rolle kennt, und verwenden Berechtigungen, um den Zugriff auf Dokumente zu steuern.

Um den Zusammenhalt Deines virtuellen Teams zu fördern, kannst Du mit den Apps, Funktionen und Vorlagen von Confluence eine gemeinsame Unternehmenskultur schaffen. Du kannst zum Beispiel ein wöchentliches All-Hands-Meeting planen, bei dem sich alle persönlich treffen, auch in einer virtuellen Umgebung. Zoom- und Slack-Integrationen helfen Dir, Inklusion, interne Beziehungen und eine gemeinsame Unternehmenskultur zu fördern. Unternehmensfeeds und Blogs ermöglichen es Dir, das gesamte Team auf dem Laufenden zu halten.

Wer sollte den Anbieter nutzen?

Confluence eignet sich am besten für Unternehmen mit virtuellen Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten und gleichzeitig die Inklusion und eine positive Unternehmenskultur fördern müssen.

Teamwork macht die Arbeit mit und die Verwaltung von Kundenbeziehungen nahtlos. Die kostenpflichtigen Tarife bieten eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern. Das bedeutet, dass dienstleistungsorientierte Freiberufler, Berater und Agenturen direkt mit den Kunden über die Schnittstelle zusammenarbeiten können. Die Pläne sind zwar etwas teurer als die der Mitbewerber, aber Teamwork bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase für alle Stufen an.

Was die kundenorientierten Funktionen angeht, so bieten die kostenpflichtigen Tarife Team-Chat-Tools, einen kollaborativen Dokumenten-Editor, Erfassungsformulare, Zugangskontrollen für Kunden sowie die Möglichkeit, den Zeitaufwand für die Arbeit zu verfolgen und Rechnungen auszustellen. Kunden können Projektleistungen, Aufgabenlisten und Meilensteine direkt kommentieren. So kannst Du schnell auf die Bedürfnisse Deiner Kunden im gesamten Projektentwicklungsprozesses reagieren. Das bedeutet zufriedenere Kunden, die mit größerer Wahrscheinlichkeit zu Stammkunden werden.

Wer sollte den Anbieter nutzen?

Professionelle Dienstleister und Agenturen, die mit Kunden zu tun haben.