Wenn Du häufig geschäftlich telefonieren musst, dafür aber keinen teuren Festnetzanschluss nutzen willst, solltest Du ein VoIP-System in Betracht ziehen. VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“ (Sprache über Internetprotokoll).
Mit VoIP-Diensten kannst Du von jedem Gerät aus über das Internet telefonieren, zum Beispiel von Deinem Smartphone oder einem Desktop-Computer – über dieselbe Nummer. Die monatlichen Kosten sind oft niedriger als bei herkömmlichen Festnetzanschlüssen, außerdem bietet VoIP in der Regel erweiterte Funktionen wie Videokonferenzen und Textnachrichten.
In diesem Artikel erfährst Du, wie VoIP funktioniert und was es für Selbstständige und kleine Unternehmen leisten kann.
Was ist VoIP? Und wie funktioniert es?
Voice over Internet Protocol (VoIP) ist eine internetbasierte Technologie, die zum Senden und Empfangen von Anrufen und Textnachrichten eine Breitbandverbindung anstelle eines normalen Festnetz- oder Mobilfunkanschlusses nutzt. Das bedeutet, dass Du Deine VoIP-Nummer wie jede andere Telefonnummer verwenden kannst, solange Du eine Internetverbindung hast.
VoIP funktioniert, indem Deine Stimme als Daten über das Internet gesendet wird. Früher war es üblich, dass VoIP-Nummern an ein physisches Telefon angeschlossen wurden, die über ein Netzwerk-Kabel (sog. Ethernet-Kabel) mit dem Internet verbunden waren. Heutzutage kannst Du mit Deiner VoIP-Nummer genauso einfach am Computer oder über eine App auf Deinem Smartphone anrufen und Nachrichten versenden. Auf diese Weise kannst Du über ein einziges Gerät auf Deine private und geschäftliche Nummer zugreifen – und umgekehrt über mehrere Geräte auf deine geschäftliche Telefonummer.
Einige Anbieter bieten kostenlose VoIP-Nummern an, während andere – in der Regel solche, die sich an kleine Unternehmen richten – eine monatliche Gebühr verlangen. Der Preis für eine VoIP-Nummer ist meistens günstiger als die Kosten für einen herkömmlichen geschäftlichen Mobilfunkvertrag. Wenn Du eine separate Nummer für Dein kleines Unternehmen benötigst, ist eine VoIP-Nummer wahrscheinlich die bequemste Möglichkeit, eine zusätzliche Leitung zu erhalten, ohne dass Du dafür hohe Vorauszahlungen leisten musst (oder ein neues Telefon benötigst). VoIP-Systeme verfügen außerdem über bestimmte Funktionen, die für kleine Unternehmen besonders hilfreich sein können.
Vor- und Nachteile von VoIP
Hast schon einmal einen Anruf auf einem Mobiltelefon verpasst, weil Du keinen Empfang hattest? Oder eine wichtige Nachricht auf dem Anrufbeantworter verpasst, weil Du nicht im Büro warst? Das kann besonders frustrierend sein, wenn Du ein Unternehmen führst, denn jeder Anruf kann Tausende von Euro eines potenziellen Kunden bedeuten. Bei VoIP werden die Anruf- und Nachrichtendaten in der Cloud gehostet, das heißt, Du hast immer Zugriff darauf, egal ob Du zum Zeitpunkt des Anrufs online warst oder nicht. VoIP-Dienste können in Form einer Smartphone-App für iOS- und Android-Telefone oder als Computer-App für Mac oder Windows-PC genutzt werden. Und es ist auch keine spezielle Hardware erforderlich. In den meisten Fällen kannst Du das integrierte Mikrofon des Geräts zum Anrufen benutzen.
VoIP-Nummern bieten auch eine Menge Flexibilität, die ein herkömmlicher Mobilfunkanbieter nicht bieten kann. Wenn Du in den Urlaub fährst und keine Anrufe von der Arbeit entgegennehmen möchtest, kannst Du die Benachrichtigungen in der App ausschalten und später abrufen. Hingegen läufst Du bei einem herkömmlichen Mobiltelefon Gefahr, Anrufe zu verpassen, wenn Du Dein Telefon ausschaltest, ins Ausland reist oder eine Zeit lang nicht erreichbar bist. Viele Anbieter bieten auch die Möglichkeit, Sprachnachrichten per E-Mail zu empfangen und Anrufe an mehrere Geräte weiterzuleiten.
Vorteile
Da die Anrufe über das Internet übertragen werden, kannst Du mit VoIP-Systemen einfach und (in einigen Fällen) kostenlos ins Ausland telefonieren. Eine VoIP-Nummer ist besonders praktisch, wenn Du regelmäßig ins Ausland fährst. Solange Du über eine Internetverbindung verfügst, kannst VoIP-Anrufe tätigen.
Die Tatsache, dass VoIP über das Internet funktioniert, ermöglicht auch Dinge, die bei Festnetzanschlüssen nicht möglich sind. Beim US-Anbieter RingCentral kann man zum Beispiel andere Benutzer per Video anrufen und die Stimme des Gegenüber wird über eine automatische Transkriptionsfunktion als Text auf dem eigenen Bildschirm angezeigt.
Nachteile
Der Nachteil von VoIP ist, dass Du eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung benötigst, damit die Software gut funktioniert. Daher solltest Du VoIP nicht verwenden, wenn Du in einer ländlichen Gegend lebst, in der ein stabiler und schneller Internetanschluss einfach nicht zur Verfügung steht. Für diese Kunden ist ein Festnetzanschluss oder ein Mobilfunkvertrag möglicherweise die beste Option.
Wer sollte VoIP nutzen?
Es gibt viele verschiedene Gründe, warum Du ein VoIP-System benötigen kannst. Eine VoIP-Nummer ist eine ideale Lösung, wenn Du einen flexiblen, erschwinglichen und leistungsstarken Telefondienst benötigst.
VoIP kann für Kleinunternehmer nützlich sein, die mehrere Kundendienstmitarbeiter haben und eine einzige Telefonnummer verwenden und zwischen ihnen wechseln möchten. Viele VoIP-Anbieter bieten die Möglichkeit, Anrufe an verschiedene physische Telefone weiterzuleiten.
Wenn Du und Dein Geschäftspartner abwechselnd Anrufe entgegennehmen möchtet, kannst Du dies über ein VoIP-Online-Konto tun. Mit einer herkömmlichen Handynummer wäre dies nicht möglich, ohne das physische Telefon auszutauschen. Mit VoIP-Telefonnummern kannst Du außerdem zu minimalen Kosten Nebenstellen einrichten. Wenn Dein Unternehmen also fünf Mitarbeiter hat, kann jeder problemlos eine eigene Nebenstelle haben.
Häufige Fragen (FAQ) über VoIP
Wie wähle ich einen VoIP-Dienst aus?
Wenn Du VoIP privat nutzen möchtest, gibt es viele kostenlose App-basierte Optionen wie Google Voice. Auch Messenger wie Whatsapp und Signal ermöglichen Anrufe über die VoIP-Technologie. Wenn Du VoIP jedoch beruflich nutzen möchtest, solltest Du Dich vergewissern, dass der von Dir gewählte Anbieter über einen zuverlässigen Kundendienst verfügt und der Dienst speziell für die geschäftliche Nutzung ausgelegt ist.
Viele VoIP-Dienste sind zwar kostenlos, aber nicht für Unternehmen gedacht. Das mag zwar leicht zu übersehen sein, aber wenn es um Dein Geschäft geht, ist das Letzte, was Du brauchst, dass Du wichtige Kundenanrufe verpasst, ohne eine Möglichkeit zu haben, das Problem zu beheben.
Wie hoch sind die Kosten für VoIP?
Du kannst eine VoIP-Nummer kostenlos einrichten und nutzen. Kostenpflichtige Systeme für Unternehmen können je nach den von Dir benötigten Funktionen zwischen etwa 10 Euro pro Monat und mehr als 50 Euro liegen.
Kann ich meine Telefonnummer zu einer VoIP-Nummer mitnehmen?
Ja, Du kannst Deine Handynummer auf einen VoIP-Anschluss mitnehmen. Auf diese Weise kannst Du die Nummer beibehalten, mit der Deine Kunden oder Freunde bereits vertraut sind. Der Mitnahmeprozess ist unkompliziert und funktioniert genauso wie der Wechsel von einem Mobilfunkanbieter zu einem anderen. Du kannst Deine Nummer zurückportieren, wenn Du Dich später doch für einen Mobilfunkanbieter entscheidest.
Muss ich ein weiteres Telefon für mein VoIP kaufen?
Nein, Du kannst die App auf einem Smartphone verwenden, um Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen. Einige VoIP-Anbieter stellen auch ein Festnetztelefon zur Verfügung, aber in der Regel kannst Du Deine Nummer über eine App mit dem vorhandenen Mobiltelefon verbinden.
Kann ich meinen Mobilfunkdienst kündigen und stattdessen eine VoIP-Nummer verwenden?
Im Prinzip schon. Beachte jedoch, dass Du weiterhin Zugang zu einem Datendienst über einen herkömmlichen Mobilfunkanbieter benötigst.
Können VoIP-Telefone Anrufe an andere Telefone tätigen?
Ja. Mit Deinem VoIP-Dienst kannst Du Anrufe zu anderen VoIP-Telefonen, Mobiltelefonen oder Festnetzanschlüssen tätigen, die zum öffentlichen Telefonnetz (Public Switched Telephone Network, PSTN) gehören.
Sind VoIP-Nummern zuverlässig?
Ja. In mancher Hinsicht können sie sogar zuverlässiger sein als Mobilfunkdienste. Bei Mobilfunkdiensten erhältst Du oft keine Benachrichtigung über verpasste Anrufe, wenn Dein Telefon ausgeschaltet ist oder sich im Flugmodus befindet. Bei einer VoIP-Telefonnummer hingegen werden alle Anrufe, Sprachnachrichten und Texte in der Cloud gespeichert, so dass Du Dir keine Sorgen machen musst, einen wichtigen Anruf zu verpassen, wenn Dein Telefon ausgeschaltet ist.
